工作描述指標

工作描述指標是指對工作崗位的活動、任務、職責類型,以及勝任工作崗位的工作人員的資格等進行分析和確定的指標。

基本介紹

• 中文名：工作描述指標
• 外文名：Job description index
• 套用：工作崗位分析

各種描述指標的解釋

1.要素或動作———指工作活動中最小的劃分單位。雖然要素是從單個動作中分解出來的,但它也可用於描述單一動作。如建築工人拿起工具或建築材料,科研人員手持某種儀器等。在工作分析中,要素處於較低級的分析範圍,一般只有製造行業以及操作崗位用於制定規範操作工作的程式,或在精密實驗中制定實驗操作指南。

2.任務———指為達到某一特定的目標而進行的一系列相關的活動或要素,這一系列活動或要素的整體就構成某項任務。如打字員為了完成手寫檔案列印輸出的任務,需要完成將手寫文稿輸入計算機、形成電子文檔、列印正規的檔案等分任務。如果將這些分任務再進行細分,可分解為“打開計算機、輸入文字、調整版面布局、從印表機中輸出檔案”一系列活動。任務可以細分出活動、活動程式、要素等更細微的單元。各種任務有大有小,有難有易,所需時間也長短不一。

3.職責———指特定的工作崗位所負責承擔的某類工作任務的集合。它往往是指某特定的工作崗位在組織中所承擔的職位責任範圍。例如銷售人員典型的職責是“負責產品的推廣、銷售、回款和信息反饋”工作。工作崗位的職責可以用來分析相關崗位的職能範圍和責任大小。如銷售部經理和銷售經理助理兩個工作崗位中,“計畫、組織、監控銷售工作”和“協助銷售工作的開展”兩種不同的工作職責在職能範圍和所承擔的責任大小方面有明顯差異,雖然兩者都屬於“銷售”的職能範圍,但銷售經理的工作職責範圍更大、責任更重。在工作崗位分析中,職責範圍可細分出其中包含的任務類型,如某一工作崗位的職責中包括“負責招聘工作”中可能包含“1、負責應屆大學畢業生的招聘工作和2、社會勞動人員招聘等數類任務。”而1類任務中又可分為“(1)分析各部門對應屆大學畢業生的需求,制定應屆大學生招聘計畫;(2)組織實施應屆大學畢業生招聘工作;(3)辦理應屆大學畢業生接收工作”等數項工作任務。而以上(1)、(2)、(3)項工作任務的順序實施構成了完成“職責1”所表述的“應屆大學畢業生招聘工作”的流程。

4.職務或職位———指在某一組織中具有同等垂直位置的一組工作崗位的集合,這一組工作崗位所承擔的工作任務和職責雖然不同,但具有可比的重要性。每一職務或職位包括一定的職責內容。例如在某公司設有人力資源部經理、生產部經理、行政部經理、質量管理部經理。這些特定的工作崗位所承擔的工作任務分屬不同的職能領域,但其職位處於大約同等的水平。再如某企業中的財務副總經理、銷售副總經理等類似職位和職務。職務一般是一個名稱,強調一個工作崗位所承擔的任務,而職位更強調崗位在工作組織中的上下位置和關係。在組織的各種職務或職位中,每種職務的名稱代表相應的職務在組織中的等級和總體的職務工作範圍。如上面提及的人力資源部經理、生產部經理、銷售部經理等職務名稱,在一般情況下,對這些常見的工作崗位在組織內的職能範圍和職位等級有其特定的意義,即部門的名稱代表所屬職能領域或職責範圍,職位名稱(經理)代表職位在組織中處於中層管理者的等級。職務或職位包括的職責內容是指職位任職者工作中須承擔、完成的工作。

各種描述指標的具體套用

由於各種描述指標層次不同、表達的範圍不同、描述的內容不同,因而所代表的含義也不同。因此,在人力資源管理的實踐中,其作用也不同。

1.職位

職位表明在組織中的特定工作崗位的位置,根據職位名稱在組織結構的設定和安排,可以檢視組織職位設定的合理性和有效性,如組織共有的職位種類、數量和分布情況。職位的名稱和一般職位的工作範圍具有通用性,通過職位種類、數量和職位分布,可以了解組織的各種工作任務的分配、安排。具體而言,在工作崗位分析中,職位可用於以下方面：

(1)確定崗位職能類型與崗位等級

職位表明工作崗位的職能類型和工作崗位在組織內的地位。如生產部經理,表示該職位的職能類型是生產部門,崗位等級是經理級。一般而言,該職位需要處理與生產有關的工作,如生產管理、生產設備使用維護、生產人員管理等工作;該職位屬於中層管理職位,負責管轄生產部門的人、財、物,向上級職位(如副總經理)匯報。在工作崗位分析與組織結構設計中,有時需要對職位的設定進行檢視。如某企業組織架構中有六個職能部門,但設定了十個副總經理、十二個職能部門正副經理的職位,這樣就造成多頭管理、信息混亂、爭權奪利、效率低下等工作混亂的局面。這種異常的職位設定情況就需要進行調查、核實,根據工作職責、任務的需要和合理性,以工作效率最高、結果最好的原則,重新進行工作崗位的設定和工作職責、任務安排。在組織的同一職能領域中,職位名稱表示了職位的等級。如生產部總監、生產部經理、生產部副經理、生產部主管、生產線線長、生產員工等,這一系列職位形成生產部門由上至下的職位等級。崗位等級不同,其責、權、利自然有所區別。

(2)決定招聘過程中應聘者的素質和數量

職位名稱代表職位在組織的地位、相關職責、所需資格要求等潛在的信息。組織招聘時,職位名稱的定義將影回響聘者的素質和數量,如組織對外發布“生產部總監”職位的招聘信息,至少具備“生產部經理”職位工作經驗的人員才能應聘,而一般生產線的員工或生產主管應聘的情況會較少;而組織發布“生產部主管”職位的招聘信息時,應聘人員可能從生產部經理、副經理、主管、一般員工等有工作經驗的人員中挑選。

(3)激勵員工

職位雖然只是一個名稱,但代表組織對該職位的認同。在組織機構和崗位設定中,職位名稱的設計對員工也可起到激勵作用。如在財務部門“財務主管”和“會計”兩個相鄰等級的職位間增加“資深會計”一級,對現有的一般會計人員能起到激勵和促進作用。同時使員工在組織的發展中具有更多的級別和發展空間。

2.職責

工作崗位職責表明工作崗位在組織的運作過程中需要承擔的責任領域和範圍,它同時表明工作內容的層次和範圍。其主要作用如下:

(1)確保組織的任務得到安排

(2)合理設計工作崗位

(3)明確招聘崗位的職責類型

(4)選擇績效評估指標及分配權重

3.任務

任務的描述比工作職責的描述要更細緻。工作職責表明工作目的和工作崗位的責任,任務則表明為了達到工作崗位的目的,完成本職工作需要做的事情。為完成工作職責,所需完成的任務可能是不同類型的任務,也可能是一系列相互聯繫、相互銜接的任務,形成履行崗位職責的工作流程。

4.動作或要素

動作或要素的描述是對某一特定工作崗位在履行某項崗位職責、完成工作任務過程中的動作或細微動作進行描述,如操作的舉手、投足及其姿勢、位置、尺寸等。動作或要素的描述使工作說明書非常細密,使工作過程的每一步驟達到標準化。操作性的關鍵工作任務需要對動作或要素進行詳細描述,使操作具備標準化的特點,如製造業的生產線,需要工業工程師編制關鍵工作崗位的操作指南,從而規範員工操作,保證產品質量。但如果每個工作崗位或每項工作任務採用動作或要素作為描述指標,將使工作分析的過程耗時甚長,且崗位的工作說明書內容龐大,難以在實際工作中套用。同時,使用動作或要素作為描述指標的工作分析只適於操作性工作崗位或工作任務,對以腦力勞動、心理過程為主的工作任務過程難以全面地描述和分析。因此,動作或要素的描述主要用於制定操作崗位關鍵工作任務的操作指南或測試指標使用。