全宗卷是檔案館(室)在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關檔案材料所組成的專門案卷。
基本介紹
- 中文名：全宗卷規範
- 適用領域：各級各類檔案館和各機關、團體、企事業單位檔案機構(以下統稱檔案室)
1 主題內容與適用範圍
1.1 全宗卷是檔案館(室)在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關檔案材料所組成的專門案卷。
1.2 本規範規定了全宗卷的編制原則、主要內容和整理、管理方法。
1.3 本規範適用於各級各類檔案館和各機關、團體、企事業單位檔案機構(以下統稱檔案室)。
2 引用標準
DA/T 1-92檔案工作基本術語
GB 9705-88文書檔案案卷格式
3 全宗卷編制原則
3.1 檔案館(室)對其所管的每個全宗都應以全宗為單位編制全宗卷。
3.2 全宗卷的各種檔案材料，包括憑據、清冊、報表應做到準確、齊全、規範。
3.3 全宗卷內的檔案材料，應按照其固有的特點，保持檔案材料間的有機聯繫，反映全宗管理的歷史面貌，以便於保管和利用。
4 全宗卷的主要內容
4.1 檔案收集：檔案交接文據、移交目錄，接收、徵集記錄，檔案來源和價值說明等。
4.2 檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結等。
4.3 檔案鑑定：鑑定小組成員名單、檔案保管期限表、鑑定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批覆、銷毀檔案的清冊等。
4.4 檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案採取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復情況報告等。
4.5 檔案統計：檔案收進、移出登記，案卷基本情況統計和重要的利用統計表等。
4.6 檔案利用：全宗指南(全宗介紹)，開放利用和控制使用範圍說明，檔案彙編和公布出版情況及報批檔案，檔案產生社會效益或經濟效益的典型事例等。
4.7 檔案管理新技術的套用：縮微複製和計算機輔助管理等情況的文字說明材料。
5 全宗卷的整理
5.1 全宗卷內檔案材料，是隨全宗管理的延續而逐漸增加的，平時必須注意積累，把全宗管理中產生的檔案材料，先歸入預設的卷夾內，檔案材料積累到一定數量時，及時進行整理組卷，數量較多的可設分卷。
5.2 整理組卷時，必須認真檢查、鑑定檔案材料的完整程度及其保存價值，對於有重要遺缺或無保存價值的應予以補齊或剔除。
5.3 卷內檔案材料按問題--時間進行系統排列，排列順序為：全宗指南(全宗介紹)、立檔單位大事記和有關檔案收集、整理、鑑定、保管、統計、利用、現代化管理等方面的檔案材料，在此基礎上編制卷內目錄。
5.4 卷內檔案材料逐件加封面、封底、編件號，裝訂後裝入卷盒。其封面、封底尺寸長×寬為260mm×185mm，封面著錄全宗號、件號、全宗名稱、檔案題名、時間、責任者(見圖1)。
5.5 卷盒外形尺寸長×寬為310mm×220mm，其高度可根據需要分別設定30mm、40mm的規格(見圖2)。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，並分別著錄全宗號、全宗名稱和編制日期(見圖3)。
6 全宗卷的管理
6.1 檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號順序排列編制全宗卷目錄。全宗卷內檔案材料過多時，可分裝數盒，形成若干分卷，並在全宗號後加短橫和分卷序號，如：50-1、50-2。卷內檔案材料封面的全宗號也應與之相一致。
6.2 館藏全宗採取分若干個部類(如按政權性質等)管理的，可按部類分別排序，編制全宗卷目錄，相對集中保管。
6.3 檔案室和館藏全宗極少的檔案館，其形成的全宗卷，可置於每個全宗排列的卷首。
6.4 全宗向檔案館或向有關單位移交時，其全宗卷亦隨時移交。
中華人民共和國國家檔案局1995-06-12批准，1995-10-01實施
