為促進學校電子公文處理工作規範化、制度化、科學化，根據《教育部辦公廳關於教育電子政務建設的指導意見》（教信息廳〔2003〕1號）、《教育部辦公廳關於開展教育電子政務試點工程建設的通知》（教信息廳〔2004〕2號）、《教育部辦公廳關於印發“2005年度教育電子政務建設實施要點”的通知》（教信息廳〔2005〕1號），特制定本試行規定。
基本介紹
- 中文名：上海外國語大學電子公文處理規定
- 檔案類型：條例條令
- 目的：促進學校電子公文處理工作規範化
- 所屬地區：上海外國語大學
總則,辦公自動化系統管理,帳戶與系統安全管理,辦公自動化系統公文的辦理,公文歸檔與銷毀,電子公文的效力,其它,
總則
第一條為促進學校電子公文處理工作規範化、制度化、科學化，根據《教育部辦公廳關於教育電子政務建設的指導意見》（教信息廳〔2003〕1號）、《教育部辦公廳關於開展教育電子政務試點工程建設的通知》（教信息廳〔2004〕2號）、《教育部辦公廳關於印發“2005年度教育電子政務建設實施要點”的通知》（教信息廳〔2005〕1號），特制定本試行規定。
第二條電子公文指有別於紙質公文的、以計算機電子文檔為載體，以計算機為處理和存貯工具，以計算機網路及其他數據通信介質為傳遞渠道的公文及公文處理形式。
第三條為對接上級部門辦文要求，同時嚴肅辦文紀律，電子公文的文種、格式、行文規則參照現行頒布的《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）。
第四條學校電子公文處理通過校園網或針對本校網路環境而開發的移動終端進行，電子公文處理軟體目前採用“上海外國語大學辦公自動化（OA）系統”。
第五條凡國家有關機構明文標註“秘密”及以上密級的公文不適用本規定。
辦公自動化系統管理
第六條校長辦公室是學校辦公自動化系統的主管部門，信息技術中心負責辦公自動化系統的技術支持和系統維護，人事部門、檔案管理部門等根據系統服務模組要求作為該系統使用的重要支持部門。校內其他單位是該系統的使用部門。系統按許可權面向全校教職員工和部分臨時補充使用人員開放，並提供服務。
第七條學校辦公自動化系統的系統管理員由校長辦公室任命。系統管理員負責系統的日常維護，並配合檔案管理部門對系統內所生成的電子公文進行必要而及時的歸檔。
第八條檔案管理部門負責對歸檔的電子公文按照檔案管理的有關規定進行檔案管理和查詢利用等工作。檔案管理部門指導系統各使用部門做好相關檔案材料徵集工作，各使用部門應派專員做好檔案的保存對接工作。
第九條各使用部門、支持部門要明確本部門主要負責人為系統套用的分管領導，並指定一人為本部門的辦公自動化系統OA秘書，負責本部門（單位）的帳戶管理和電子公文處理系統的培訓與使用輔助，接受學校辦公自動化系統校級系統管理員的業務指導與管理。
帳戶與系統安全管理
第十條新增人員的開戶：新增人員報到後在人事部門填寫基本信息，由人事部門審核通過，根據其相應的身份（如管理崗、教師崗）系統自動賦予基本使用許可權，其它相關許可權由各單位管理員申報，報校級系統管理員後進行配置。
用戶調離崗位後，應根據情況作如下安排：1、調離原單位，由組織、人事部門提交相關材料，明確對該用戶單位進行轉換安排；崗位信息與許可權由新入單位的管理員進行申報，提交至校級系統管理員。2、離職或退休等出校狀態，由人事部門提出報表，由校級系統管理員對帳戶進行銷戶；3、單位內部OA秘書等崗位轉換，由單位管理員提出崗位及許可權修改申請，報校級系統管理員進行調整。4.臨時人員開具賬號，應由用人單位主要負責人出具申請，註明賬號用途、使用許可權、使用期限和賬號名稱，並提交使用人相關身份信息。
第十一條系統中用戶的公文處理許可權由各單位根據該用戶的黨務和行政分工所賦予的崗位職責分配，並可隨著崗位和分工的調整作相應調整。許可權需要調整的，由主要負責人簽署意見後報校級系統管理員，並在本部門OA秘書處備案，在部門主要負責人交接時一併傳遞。
第十二條學校系統管理員應採取實時監控、定期備份等措施，防止系統中數據的丟失和被非法使用，確保系統安全和正常使用。系統維護應具備完整、安全、適用的維保方案。
第十三條各用戶應妥善保護自己的賬戶資料。用戶密碼應經常更換，登錄系統後因故離開要退出系統，以確保賬戶安全。用戶密碼遺失或遺忘應及時通知各部門OA秘書，並通過校級系統管理員及時賦予一個新密碼。
第十四條學校系統管理員應加強病毒監控，用戶應定期查殺病毒，以最大限度保障系統正常運轉。
第十五條涉密公文不得通過辦公自動化系統辦理，仍沿用原涉密公文處理辦法。上級檔案應及時面向全校在系統內按規定公開以促進信息共享。
辦公自動化系統公文的辦理
第十六條實施辦公自動化系統後，除涉密公文外，學校公文處理與可上線處理的辦事流程，均使用辦公自動化系統完成，以加強多校區間聯繫，提高工作效率。
第十七條公文的收文辦理、內部請示和發文辦理流程，由黨辦、校辦依照各部門職能和校領導的分工對系統進行設定，按照學校有關公文辦理相關規定進行。為確保公文完整，各用戶應以精準、完整、及時為準則，認真處理正文、附屬檔案、留言等各環節的內容，否則可以按照相關規定視為無效公文。
第十八條上級和非隸屬單位普通來文，由校辦秘書進行數位化處理後，進入辦公自動化系統公文辦理流程。根據相關流程，各單位在接到公文時應及時辦理，確保個人用戶的“待辦事項”定時進行清理。
第十九條以學校名義對外和向下級行文，由發文主辦單位在系統中創建新文稿，提供初擬文稿後，啟動發文辦理流程，由發文審核單位及時進行處理。
第二十條由各單位發起的內部請示，應包含各充分要件，檔案正文、附屬檔案及相關材料應標題清晰、表達清楚、文字準確、言簡意賅，以方便辦文與留檔。檔案應嚴格按照辦事流程和責任分工，做好會簽部門的意見徵求，並對辦理結束的公文及時予以歸檔。
第二十一條公文辦理每一環節的辦理人可以使用系統提供的功能完成各自應該處理的工作，並在系統的工作流程“意見留言”中填寫意見，留下痕跡。然後，將公文提交給流程設定的下一個公文處理者。如下一個公文處理者有多人可供選擇，則要根據公文的內容和崗位分工及許可權選定正確的傳送對象傳送，系統會以一定的方式通知接收方，接收方收到公文後，應及時辦理。如果接收方發現接收到的公文不屬於自己的職權範圍，應及時將公文退回流程中的上一環節。
第二十二條為保證公文處理的快捷性，黨政機關、院系等各部門各級領導和工作人員應經常進入系統，及時處理待辦事宜。學校定期對公文辦理情況進行梳理，對在某個具體賬戶中出現的長期怠工、壓扣檔案、拖延不辦等情況進行通報，並計入其本人與部門的工作考核範圍之中。
公文歸檔與銷毀
第二十三條學校公文存檔應以紙質載體為基礎，電子文檔為必要補充，電子公文與紙質公文互為鏡像。
第二十四條上級來文原件由收文部門存檔。來文辦理過程的資料（包括來文的掃描文檔）應由主辦部門轉換成紙質形式（要求雷射列印）並附加鑑別信息後，與辦理過程中形成的其他紙質或實物材料一併由檔案管理部門存檔。
第二十五條發文文稿（包括辦理過程中各辦理人簽批的意見）、附屬檔案與檔案正文統一列印後由黨辦、校辦統一用印、存檔。
第二十六條校內請示文稿（包括辦理過程中各辦理人員簽批的意見）、附屬檔案與檔案正文應選擇其信息公開屬性，或根據檔案管理部門要求，統一列印後，由發起部門配合檔案管理部門存檔紙質檔案。
第二十七條與電子公文有關的電子文檔由學校系統管理員按檔案管理有關規定，定期移交綜合檔案室。
第二十八條不具備歸檔和存查價值的電子公文或辦事流程，經校辦負責人批准，可以銷毀。電子公文的銷毀，需進行登記並由兩人監銷，確保不錯銷、不漏銷。
電子公文的效力
第二十九條學校對外發文的報送採用紙質形式，辦理過程仍通過辦公自動化系統完成。紙質版與電子文檔具有同等效力。
第三十條各單位可以從辦公自動化系統中列印已存檔（即標註“存檔傳閱”以示公文流轉完成）的公文之紙質形式，作為至其他部門或有關場合辦理相關事項的說明，辦事部門應通過OA系統校對驗證該紙質版是否為原電子樣張以確保無誤。
第三十一條在OA系統全線使用後，除國家明文規定密級和限制電子形式的檔案，或由校黨委常委會表決同意只保留紙質形式的檔案外，只有紙質形式而在電子公文系統中查無驗證的檔案，可視為無效。對於因造假或虛改檔案而造成的紙質檔案與電子公文不對應行為，必要時追究相關人員有關責任。
違反國家相關規定和有關國際組織公約，對計算機信息系統中存儲、處理或者傳輸的數據和應用程式進行非法刪除、修改、增加之操作，導致後果嚴重的個人與機構，應根據有關法律進行處理。
其它
第三十二條校內停止使用紙質形式辦理公文和傳遞無密級公文，相關辦文用紙不再付印，隨著系統深入開發，逐步增加網路辦事等各項功能。
第三十三條學校及校屬各單位工作人員，應充分認識公文處理工作的重要性，認真履行職責，積極配合公文處理電子化工作進行，認真參加電子辦公系統操作培訓，達到電子化辦公相關要求。
第三十四條校務系統用戶必須嚴格遵守《網際網路信息服務管理辦法》等規定、條例。
第三十五條本試行辦法由校長辦公室負責解釋。
第三十六條本試行辦法自公布之日起實施。
